Quando parliamo di controllo di gestione ci riferiamo ad un insieme di strumenti tecnico-contabili che aiutano la direzione di un’azienda a prendere determinate decisioni, a ricercare le condizioni di efficacia ed efficienza. Il tutto con l’obiettivo di arrivare a ottenere i traguardi che l’impresa si è prefissata.
Per arrivare a questo risultato, un’azienda deve misurare e monitorare i risultati di gestione che vengono espressi per mezzo di dati economici e finanziari. Semplificando, possiamo affermare che il controllo di gestione è un valido aiuto per gli imprenditori e fornisce loro dati e numeri utili a prendere le scelte più convenienti.
Gli obiettivi principali del controllo di gestione
La funzione immediata del controllo di gestione riguarda il monitoraggio e la misurazione dei risultati in ambito economico e finanziario. Questi dati, però, devono essere supportati da altri elementi. Infatti, anche un resoconto ben realizzato, affiancato da grafici chiari, non dà la certezza agli imprenditori di poter condurre, in modo ottimale, la propria azienda.
Non bisogna, dunque, considerare il controllo di gestione come un’attività fatta soltanto di grafici, contabilità e numeri ma va pensato guardando oltre cioè considerando gli strumenti tecnico-contabili che ne garantiscono il corretto funzionamento.
L’attenzione, quindi, va direzionata verso il doppio ruolo che il controllo di gestione svolge all’interno di un’impresa, ovvero:
- guida per il raggiungimento degli obiettivi di un’impresa (ci riferiamo sia a quelli a breve termine sia agli obiettivi a medio e lungo periodo);
- strumento per dare maggiore responsabilità a chi gestisce i ruoli chiave all’interno dell’azienza in termini di obiettivi conseguiti.
La contabilità relativa ai costi
Riuscire a raggiungere gli scopi aziendali vuol dire anche prendere decisioni vantaggiose dal punto di vista economico. Per questo assume un ruolo determinante la contabilità dei costi, fondamentale e centrale in ogni tipo di sistema, aiuto importantissimo per il calcolo dei costi di prodotto o di commessa. Essa inoltre garantisce informazioni rilevanti per il cosiddetto mark-up, ovvero il ricarico che si applica per coprire i costi indiretti.
Calcolare i costi di prodotto è un tipo di attività particolarmente difficile per ogni impresa. Si tratta di un’azione che si svolge in diversi step. Il primo passo è la classificazione dei vari costi a seconda della tipologia di attività. Tra queste classificazioni, le più note sono: costi fissi e variabili, costi diretti e indiretti, costi standard ed effettivi e, infine, costi comuni e costi speciali.
L’azione di dividere su ogni prodotto i costi indiretti, determina l’utilizzo di diverse tecniche di calcolo. Le più conosciute sono i centri e le configurazioni di costo, il direct e full costing e, infine, l’activity-based costing.
Determinante per un buon funzionamento della contabilità dei costi, è il supporto di dati previsionali che vengono effettuati utilizzando azioni di budgeting.
Quando si devono definire precise tattiche sul prezzo dei prodotti o si devono effettuare scelte strategiche che riguardano il preciso posizionamento sul mercato, i costi di prodotto sono essenziali. Oltre a questi, però, incidono anche altri importanti elementi che devono essere misurati e valutati con attenzione. Tra questi citiamo l’efficienza produttiva, la possibilità di inserire nuovi investimenti che ne migliorano la qualità, la sostenibilità finanziaria e la valutazione del posizionamento della concorrenza diretta e indiretta.
I differenti livelli di controllo relativi al controllo di gestione
Possiamo distinguere ben tre differenti livelli in merito alle attività che si riferiscono al controllo di gestione.
Il primo livello è il controllo operativo. Si tratta di azioni che ogni giorno vengono svolte in un’impresa. Tra queste ricordiamo la ricerca costante per il miglioramento dell’efficacia e l’efficienza dei processi operativi. Per ottenere questi risultati si utilizzano diversi strumenti come, per esempio, la contabilità dei costi e quella industriale, oltre a rilevazioni che si riferiscono ai KPI.
Il secondo livello è il controllo direzionale che si riferisce agli obiettivi a breve termine, solitamente un anno. Questi vengono spesso espressi in termini economico-finanziari. In questo caso, lo strumento fondamentale da utilizzare è l’attività di budget.
Infine, abbiamo il terzo livello, ovvero il controllo strategico che si concentra sugli obiettivi che escono fuori dalla pianificazione strategica. In parole povere, il controllo strategico non è altro che la verifica della coerenza tra il budgeting (ovvero i programmi annuali) con il piano strategico a medio e lungo termine.
Come fare il controllo di gestione
Nel paragrafo precedente abbiamo sintetizzato i tempi e gli ambiti di intervento che riguardano il controllo di gestione. Ci siamo riferiti, infatti, a quando intervenire e cosa fare. È fondamentale, però, capire anche il come, cioè il tipo di metodologia da mettere in campo.
In questo ambito, infatti, è presente un preciso schema da attuare per le diverse attività misurabili. Questa azione è conosciuta come “Deming” e può essere suddivisa in quattro step distinti, ovvero:
- la pianificazione, che riguarda l’inquadramento degli obiettivi e le attività utili a poterli ottenere;
- l’esecuzione e la misurazione relativa ai risultati;
- il controllo;
lo studio di eventuali correzioni da realizzare.
Il punto di partenza del controllo di gestione
Come abbiamo visto, il controllo di gestione si suddivide in tre distinti livelli. Bisogna precisare, però, che questo tipo di attività può avere configurazioni diverse in base al tipo di impresa e le sue peculiarità specifiche, oltre che i diversi obiettivi, le abitudini e le tipologie di software utilizzati.
Questo vuol dire che i sistemi di controllo cambiano da un’azienda all’altra. Ciò determina alcune conseguenze. Per fortuna, esiste un punto di partenza e di riferimento uguale per tutte le aziende, ovvero il bilancio. Quest’ultimo si contraddistingue per tre fondamentali caratteristiche: la sua completezza, in quanto racchiude una sintesi di tutte le operazioni eseguite in un determinato lasso di tempo; il suo essere verificato, in quanto i dati contenuti all’interno di un bilancio sono estremamente precisi e vengono validati grazie a un’attività scrupolosa di registrazioni contabili; è disponibile, ovvero consente di adempiere agli obblighi fiscali.
Il bilancio, tuttavia, è redatto secondo logiche civilistiche e fiscali e non riporta in modo esplicito alcune informazioni “gestionali” necessarie a controllare e governare la gestione aziendale. Il controllo di gestione, infatti, utilizza gli stessi dati di dettaglio che formano il bilancio e spesso li arricchisce con dati non squisitamente contabili per riaggregarli secondo viste di analisi e tempistiche più utili a predisporre informazioni strutturate in report che risultano fondamentali per la gestione operativa e prospettica ovvero strategica dell’azienda.
A proposito di tempistiche il controllo di gestione presuppone la costruzione di processi organizzativi che consentano la rilevazione su base mensile (almeno) dei dati e delle informazioni per la costruzione delle viste di analisi e della reportistica. Le informazioni vanno poi confrontate con un piano di riferimento per analizzare gli scostamenti e adottare le azioni correttive. Tale piano di riferimento è il budget aziendale. Pertanto, l’implementazione di un sistema di un controllo di gestione presuppone anche la costruzione di logiche di budgeting dei costi e dei ricavi.
Il processo di implementazione di un sistema di controllo di gestione parte solitamente con l’analisi del modello dei ricavi, l’analisi delle logiche di formazione dei costi, la classificazione della natura dei costi (es. diretti, indiretti, fissi, variabili, ecc). Tale processo va costruito secondo le esigenze di controllo dell’azienda e le tempistiche adeguate all’organizzazione aziendale per garantire i risultati condivisi con il management aziendale.
Le figure coinvolte nel controllo di gestione
Di solito, in un’impresa si possono trovare tre diverse figure coinvolte nell’attività di controllo di gestione.
La prima figura è quella dell’imprenditore.
La seconda è quella dei responsabili, o manager, che in accordo con l’imprenditore stabiliscono gli obiettivi da raggiungere, per poi suddividerli ai diversi dipartimenti aziendali interni. Inoltre, i manager si occupano anche di valutare i risultati effettivi confrontandoli con il bilancio previsionale, così da poter realizzare strategie ben ottimizzate e che portano al successo aziendale.
Quest’ultima attività viene svolta insieme alla terza figura coinvolta nel controllo di gestione, ovvero il controller, che si occupa di attuare le diverse procedure tecniche per la valutazione dei risultati. Dopo aver raccolto i dati, questi potranno essere confrontati con quelli che si erano prima ipotizzati nel budget, così da poter fare un’analisi precisa del rendimento reale dell’attività. I controller effettuano le analisi di scostamento insieme ai responsabili delle aree funzionali. L’obiettivo è la valutazione del rendimento delle risorse in funzione della precedente ipotesi, così da poter dar vita a nuovi obiettivi realmente raggiungibili.
L’importanza di affidarsi a professionisti del settore nel campo del controllo di gestione
Chi cerca un supporto professionale e concreto nel campo del controllo di gestione può scegliere di affidarsi a Maia Management che dà la possibilità, ad ogni azienda, di adottare un Digital Chief Financial Officer (DCFO) con un modello in abbonamento. Il CFO si occupa di strutturare in maniera professionale e precisa il controllo di gestione, avvelendosi degli strumenti digitali per fare meglio e in meno tempo.
Si tratta, quindi, anche di una valida risorsa per poter trovare soluzioni digital a problematiche aziendali di ogni giorno.
Maia Management analizza con cura i processi, costruisce il piano di attività utile per poter raggiungere tutti gli obiettivi di business di un’azienda e si occupa anche di coordinare le diverse attività. Il tutto ad un costo sostenibile e fissando, in accordo, gli obiettivi da raggiungere. Il vantaggio è la possibilità di avere un supporto evitando costi di selezione, di assunzione e formazione.
Chiedici informazioni per inserire un Digital CFO temporaneo in azienda scrivendoci a info@maiamangement.it oppure compila il test per scoprire il livello digitale della tua area finanziaria.
