In uno scorso articolo abbiamo visto come automatizzare i processi di vendita, oggi scopriremo assieme perchè e come automatizzare i report finanziari.
La gestione della propria azienda necessita di attenzioni legate non solo agli aspetti puramente produttivi, ma anche e soprattutto a quelli economici. Monitorare i trend finanziari dei prodotti, servizi e progetti societari consente di ottenere maggiori ricavi e un’ottimizzazione ideale di tutte le attività interne ed esterne.
Affinché si possano ottenere le massime prestazioni è essenziale sviluppare dei report finanziari, utili per pianificare una strategia di marketing efficace. Negli ultimi anni sempre più aziende automatizzano i report finanziari, ottenendone benefici rilevanti sia economicamente che negli aspetti decisionali. Ma quali sono i motivi principali che inducono le società ad automatizzare i report finanziari?
Automatizzare i report finanziari: cosa significa
Prima di analizzare le motivazioni che spingono le aziende a scegliere strumenti dedicati per l’automazione dei report finanziari, è opportuno comprendere il termine Reporting finanziario. Con questa parola si identificano quei documenti, grafici o file in cui vengono inseriti Bilancio, Conto Economico, Stato Patrimoniale e Rendiconto Finanziario.
Ogni azienda sviluppa dei report finanziari per ottenere una valutazione oggettiva degli andamenti economici delle diverse attività, siano queste legate alla vendita dei prodotti oppure ai servizi digitali.
L’automazione dei report finanziari può essere associata a uno strumento che in modo autonomo può monitorare, analizzare e produrre informazioni dettagliate sull’andamento finanziario di una società. Il processo automatico avviene tramite strumenti digitali, siano questi dei software stand alone oppure con Intelligenza Artificiale.
Automatizzare i report finanziari: benefici
Il processo di trasformazione digitale passa attraverso l’analisi dei benefici di un determinato servizio. Affidarsi a un sistema informatico in cui è implementata l’automazione dei report finanziari garantisce alle aziende diversi vantaggi. I principali sono cinque: scalabilità, riduzione delle criticità, analisi dettagliata, monitoraggio puntuale e tracciamento.
Scalabilità
La crescita di un’azienda è nella gran parte dei casi graduale, ciò induce la società stessa ad adattare gli strumenti a disposizione per incrementare le prestazioni.
Utilizzando un software di automazione del report finanziario si può ottenere un’ottima scalabilità a costi ridotti. Il programma utilizzato consente di gestire il numero di report in base alle esigenze dell’azienda, incrementando o diminuendo le risorse nel corso del tempo.
Il numero di report finanziari può aumentare, con l’assunzione di dipendenti e risorse produttive, inducendo a utilizzare un sistema automatizzato più performante, che può essere scelto e cambiato in qualsiasi momento.
Riduzione delle criticità
Ulteriore beneficio che si può ottenere da un sistema automatizzato risiede nella riduzione degli errori da parte delle risorse umane. Ogni dipendente non sarà occupato a redigere report manualmente, impiegando tempo e risorse, ma dovrà solo analizzare i dati ottenuti e procedere all’applicazione della strategia migliore, seguendo le indicazioni fornite.Tuttavia, la riduzione delle criticità a livello aziendale ha un effetto rilevante sulla comunicazione interna, riducendo le inefficienze.
Eliminare gli errori banali è un grande vantaggio per le aziende che hanno bisogno di gestire un flusso di dati rilevante.
Analisi dettagliata e puntuale
Uno dei problemi più evidenti, quando si devono sviluppare i report finanziari manualmente, è da ricercare in un’analisi approssimativa. Affidarsi a un sistema automatico consente di programmare in modo puntuale le date di uscita di ogni report, svincolando l’azienda da ritardi legati alle risorse umane e alla gestione dei documenti cartacei.
Inoltre, ogni funzione aziendale può in modo rapido e veloce generare un report e fornire nel dettagliato il dato da integrare nel report globale per la direzione.
Per questo motivo è indispensabile associare una struttura informatica digitale di ottimo livello al fine di gestire in modo rapido le interazioni tra software e responsabili di reparto.
Monitoraggio puntuale
Oltre alla puntualità legata alla consegna temporale di uno o più report finanziari, un software progettato per automatizzare questa tipologia di funzione consente anche di monitorare in tempo le informazioni archiviate.
Un dato puntuale permette di identificare ed evidenziare delle criticità sia a livello macro che all’interno della singola funzione aziendale, cosicché si possa intervenire rapidamente.
Grazie al monitoraggio puntuale si possono verificare i punti di forza e quelli di debolezza del proprio business plan, modificandolo secondo le nuove esigenze e il target di riferimento.
Tracciamento
Un programma di automazione dei report finanziari permette anche di tracciare i competitor. Attraverso un’analisi comparativa dei dati archiviati si potranno rendere le proprie strategie di web marketing personalizzate.
Ogni azienda ha bisogno di report dettagliati che siano facilmente confrontabili con quelli della concorrenza, diversi software permettono di farlo in modo semplice e veloce. Affinché ciò possa essere possibile è indispensabile che l’azienda di riferimento abbia un’infrastruttura informatica che permetta di farlo senza problemi di stabilità ed efficienza.
Automatizzare i report finanziari: svantaggi di quello manuale
I benefici nell’affidarsi a un sistema automatizzato sono evidenti, ma per ottenere un quadro dettagliato delle potenzialità di un tale approccio è interessante sottolineare quelli che sono gli svantaggi nell’affidarsi a un processo di reporting finanziario manuale.
Tempo di sviluppo
Uno degli inconvenienti più evidenti nel realizzare dei report finanziari manualmente risiede nella tempistica di sviluppo. Sebbene una PMI non necessiti di troppo tempo per sviluppare un report aziendale, le grandi aziende devono necessariamente interfacciarsi con un numero di informazioni rilevante.
Impiegare il tempo di un proprio dipendente per realizzare un report dettagliato, limita notevolmente il suo impiego in un’altra attività, sicuramente più produttiva. Usufruire di un sistema digitale in questo caso non necessita di tempo, quest’ultimo veicolabile verso soluzioni più indicate al dipendente di riferimento.
Inefficienza delle risorse umane
Affidarsi alla realizzazione di report finanziari manuali induce anche a una pessima gestione del team di lavoro. Per quanto il proprio personale possa essere diligente, dedicherà parte della giornata alla lettura di numeri e informazioni per definire il report, mentre potrebbe impiegare quel tempo in attività più importanti.
Una mansione che può essere facilmente automatizzata consente di gestire nel migliore dei modi le risorse umane, veicolandole verso attività di maggior rilievo all’interno della struttura aziendale, creando efficienza nell’organizzazione.
Errori umani
Assegnare a un proprio dipendente o al responsabile del reparto la realizzazione dei report finanziari, sebbene questi possano impegnarsi al meglio, induce a potenziali errori accidentali.
L’errore di valutazione o di trascrizione non è da escludere, condizione che non avviene nel caso di un’analisi oggettiva e puntuale di un software dedicato.
Automatizzare i report finanziari: caratteristiche da ricercare
Se da un punto di vista pratico l’automazione dei report finanziari può essere utile per un’azienda, quali sono le caratteristiche da ricercare in un software di questa tipologia? Non tutti i programmi progettati per l’automazione garantiscono le stesse funzioni e le medesime prestazioni, la scelta di uno o dell’altro sistema dipende dalle esigenze societarie.
Si possono però identificare delle caratteristiche generali che consentono di ottenere uno strumento affidabile.
Facilità di utilizzo
Un software di automazione può essere utilizzato anche da PMI che vogliono iniziare il loro processo di trasformazione digitale. Affinché ciò possa accadere nel migliore dei modi è essenziale scegliere uno strumento che sia facile da utilizzare. Diversi tool dispongono di interfacce semplificate e funzioni base per sviluppare report finanziari rapidi e dettagliati.
Scalabilità
Affidarsi a un programma scalabile è indispensabile per incrementare gradualmente gli obiettivi aziendali. Una PMI può evolversi in un’azienda con esigenze maggiori, usufruire di un programma scalabile rende il processo di crescita più veloce e meno traumatico.
Affinché vi sia un’ottima scalabilità è opportuno valutare l’implementazione di plugin aggiuntivi e compatibilità con altre piattaforme.
Trasparenza dei dati
Un applicativo dedicato all’automazione dei report finanziari deve garantire una buona trasparenza dei dati. La lettura dei dati forniti deve essere lineare e semplice da verificare, fornendo all’azienda tutti gli strumenti utili per gestire al meglio le informazioni.
Ottenere il solo report finale non permette un controllo oculato, mentre un processo a step garantisce una maggiore interazione dei responsabili di reparto nel caso in cui si presentassero dei macro-errori di programmazione.
Intelligenza Artificiale
Negli ultimi anni, oltre all’utilizzo di software dedicati all’automazione dei report finanziari canonici, le società stanno implementando software con Intelligenza Artificiale. Tale condizione, non solo permette di valutare quelli che sono i dati oggettivi dei report presenti e passati, ma consente di ottenere dei report in proiezione futura. L’IA verificherà l’andamento dei dati e fornirà dei grafici in proiezione futura, dando modo alle aziende di pianificare strategie mirate.
Velocità di automazione
L’automazione incide in modo significativo sulla velocità di realizzazione dei report finanziari, ma pensare che tutti i software siano rapidi nella stessa misura è sbagliato.
Un programma può offrire prestazioni maggiori rispetto a un altro, ciò è dovuto non solo alle capacità computazionali fisiche, ma anche a quella che è l’infrastruttura informatica locale o in cloud su cui si poggia. Affidarsi a un web hosting di qualità oppure creare un sistema informatico locale efficiente è il primo passo per ottenere una buona velocità di automazione, oltre che ovviamente scegliere uno strumento tecnologicamente evoluto.
Implementazione software
Caratteristica da ricercare in un software di automazione per report finanziari è la sua capacità di implementare altri software utili per le attività aziendali.
Affidarsi a un programma efficiente per stilare report aziendali è sicuramente una scelta ponderata, ma riuscire a legare tale funzione ad altre soluzioni può esserlo ancora di più. Tra gli esempi più evidenti figura l’Intelligenza Artificiale, che può essere interconnessa allo strumento principale per ottenerne funzionalità aggiuntive, in particolar modo per le attività future e quelle decisionali.
Automatizzare i report finanziari: conclusioni
L’incidenza dei sistemi automatizzati per creare report finanziari è in netta crescita, le aziende che desiderano migliorare si affidano a soluzioni all’avanguardia per iniziare un processo di crescita economica e di gestione.
Le organizzazioni che hanno iniziato ad utilizzare sistemi automatizzati, per il 92% dei casi non sono più tornate ad un sistema di reportistica manuale.
Affinché sia possibile l’implementazione di un processo automatizzato è opportuno eseguire il calcolo di un test digitale per capire il livello di digitalizzazione della propria azienda del settore e delle corrispettive esigenze. Valutando le condizioni aziendali si potranno poi pianificare le strategie migliori per competere sul mercato.
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