Digitalizzazione aziendale, un fenomeno di cui si parla sempre più spesso. Che cos’è?
Nell’immaginario collettivo si tende erroneamente a credere che sia un processo strettamente collegato all’uso delle tecnologie digitali nelle imprese o negli uffici, si pensa che l’intento primario sia quello di trasformare i documenti cartacei, i faldoni presenti negli archivi, in file formato PDF, molto più comodi da archiviare e se nel caso da consultare. Fatture, bolle, preventivi, note spese, distinte base, ecc. basta raccoglitori, via gli armadi metallici con i loro scaffali d’archivio. Poi ci si accorge che si hanno i file PDF ma si è fatta anche la copia cartacea, della serie non si sa mai.
No, non ci siamo o meglio siamo completamente fuori strada. La digitalizzazione aziendale è ben altro. Inquadrare questo fenomeno come la sola dematerializzazione degli archivi è semplicistico, limitativo ed in una parola: errato! La digitalizzazione aziendale è qualcosa di totalmente diverso: si tratta prima di tutto di una trasformazione radicale dal punto di vista culturale e di conseguenza metodologico nell’organizzare le modalità di lavoro e nello strutturare l’azienda.
Nei mercati odierni, competitivi e globali, le sfide dell’imprenditore sono: semplificazione, ottimizzazione, velocizzazione; che si declinano con snellire i processi lavorativi e smontare il fardello burocratico interno (spesso nato da un errato concetto di qualità).
Ecco è qui che la digitalizzazione, con le sue soluzioni altamente tecnologiche, è a portata di mano ed è disponibile per dare soluzioni efficienti.
Quindi lo scopo e ben più nobile della semplice dematerializzazione dell’ufficio, la vera sfida è individuare nuovi modelli di business e grazie alla digitalizzazione renderli facilmente operativi.
Qual è il principale vantaggio economico della digitalizzazione aziendale?
Con la digitalizzazione aziendale tutti i processi lavorativi devono risultare indipendenti dalle facilities fisiche: vi è il trionfo dell’automatizzazione. Perché non cogliere questa opportunità oggi disponibile? Compiti lavorativi che in passato venivano svolti dall’uomo, oggi sono portati a termine da software e da forme di intelligenza artificiale. Un esempio classico è il chatbot, presente su numerosi portali di e-commerce. Ad esempio, ti è mai capitato di collegarti su un sito internet e di ritrovarti un messaggio di benvenuto: “Ciao. Sono xxx. Come posso aiutarti?”. Ecco, quello è un chatbot che è in grado di rispondere alle domande degli utenti ed è stato predisposto per dare il via a un processo di fidelizzazione del consumatore. Proprio come farebbe un dipendente del servizio clienti. Il vantaggio della digitalizzazione aziendale, in questa circostanza, è che si liberano risorse di natura materiale, finanziaria e umana e le si sposta su tutta una serie di attività, in grado di apportare valore aggiunto all’interno del processo aziendale.
Ed ancora, che senso ha obbligare la forza vendita a raccogliere dati nella reportistica di fine periodo, distogliendo la loro attenzione da quello che sanno fare meglio: il vendere? Non ha più senso oggi, perché con la digitalizzazione, ovvero con un CRM, tutto questo (e molto altro) può essere ottenuto con un semplice clic.
Le piattaforme di file sharing e di video conference, che favoriscono l’incontro tra clienti, fornitori e partner, sono un altro esempio di digitalizzazione aziendale, ottimizzano al meglio la catena di approvvigionamento. La gestione della supply chain, di conseguenza, si semplifica e migliora, indipendentemente dal settore in cui l’impresa opera e dalle sue reali dimensioni.
Perché digitalizzare è una conditio sine qua non?
A fronte di scenari imprevisti, come quello che stiamo vivendo, le organizzazioni aziendali devono sapere come affrontare al meglio i momenti critici per uscirne velocemente ed indenni.
Solo diventano più resilienti, le imprese possono vincere questa sfida.
Chi deve essere a guidare il processo di digitalizzazione aziendale?
In molti credono che la risposta a questo quesito risieda nel ruolo della proprietà o del management. Noi non siamo di questo avviso. I vertici aziendali devono essere co-protagonisti del processo di digitalizzazione aziendale. Tuttavia, a fare da guida, a nostro giudizio, deve essere un’altra figura chiave del processo di digital transformation: il Chief Digital Officer, meglio se selezionato in outsourcing.
Avendo una visione neutrale dell’organizzazione aziendale ed essendo meno coinvolto nei processi interni, questo professionista riesce a portare l’impresa all’evoluzione dall’analogico al digitale.
Quali sono i suoi compiti ed i suoi obbiettivi?
Il Chief Digital Officer collabora con la proprietà, con i manager, con i dipendenti, aiutandoli a capire a fondo quale sia il ruolo strategico degli strumenti digitali. Solo in questo modo, viene favorito il processo di crescita aziendale e l’innovazione può trovare terreno fertile in ogni area operativa.
Nel passaggio da tutto ciò che è vecchio alle reali novità, il Chief Digital Officer deve portare a termine diverse attività: mappa gli obiettivi di natura strategica e gli interessi da seguire, identifica e traccia il target e le nicchie di mercato da centrare, analizza i vari segmenti di mercato per vedere quali siano quelli a maggiore redditività ed in linea con il core business aziendale, interpreta la mole di dati derivanti dai processi di controllo e infine implementa una strategia aziendale vincente che si dimostri foriera di risultati positivi.
Tuttavia, la principale responsabilità del Chief Digital Officer sta nel portare l’azienda al massimo livello di efficienza e di reattività. Lo richiede l’attuale mercato, sempre più instabile e al tempo stesso imprevedibile. La spinta data dalla rivoluzione digitale serve a definire un cambiamento culturale al quale si devono aprire le menti di ognuno dei collaboratori, a prescindere dalla posizione gerarchica nell’organigramma dell’impresa. Solo se ognuno di loro è propenso al cambiamento, l’azienda potrà vincere le sue sfide negli anni venturi. Il Chief Digital Officer, per sua natura, è la figura ideale per impostare questa nuova rivoluzione aziendale, non solo perché ha passione ed esperienza nel mondo digitale, ma anche perché ha una vision orientata al cambiamento. Questo vuol dire che l’abile Chief Digital Officer ha come punti di forza la visione del salto di qualità che la rivoluzione digitale può apportare all’azienda, conosce il sentiero da percorrere, ha talento nel dettare i tempi giusti come solo un buon regista sa fare, possiede l’esperienza per agevolare la transizione al digitale, consentendo a tutti i dipendenti, i dirigenti e i collaboratori di farne parte. E’ la guida sicura che infine fa imboccare all’organizzazione aziendale l’autostrada che porta come meta verso la digital economy, fondamentale per ottenere lauti profitti.
La digitalizzazione dei processi aziendali è quindi sinonimo di efficienza.
Ed ecco che per ottimizzare il lavoro, per ridurre i tempi e per incrementare sensibilmente la produttività, e di conseguenza i profitti, i processi aziendali vanno in primo luogo ripensati. Se necessario, anche ex novo. Poi, occorre reingegnerizzarli, mediante moduli di automazione e di monitoraggio che solamente le piattaforme tecnologiche di ultima generazione sono in grado di assicurare.
Supportare miglioramenti concreti in termini di user experience è indice di accelerazione nel portare a termine le operazioni. Si riducono i passaggi manuali che arrecano errori. Il reale vantaggio è che ogni singola task può essere eseguita nella più assoluta trasparenza attraverso un accurato lavoro di raccolta, di analisi e di interpretazione dei dati, volto a rendere oggettiva l’efficienza dei processi stessi.
Reingegnerizzare i processi, pertanto, vuol dire ottimizzare le filiere, in ogni ambito, dalla smart logistic all’e-commerce.
A che punto è il processo di digitalizzazione aziendale?
Il modello aziendale italiano non è comparabile a quello degli altri Paesi industrializzati del mondo. La spina dorsale del tessuto imprenditoriale nazionale si fonda sulle PMI, a conduzione familiare. In molte di queste prevale ancora il modello del padrone d’azienda ed ancora nel recente passato si sarebbero dimostrate assolutamente refrattarie al cambiamento, non avrebbero mai potuto accettare livelli di trasformazione così profondi, avrebbero quindi perso i benefici della rivoluzione digitale.
Negli ultimi anni, però, le cose si sono evolute in positivo e le PMI hanno fatto passi da gigante in quest’ottica. Molte imprese, anche quelle di dimensione contenuta, hanno compreso che la digitalizzazione aziendale può rappresentare un importante fonte di vantaggio competitivo. Nel 2020, una ricerca condotta dall’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano, metteva in evidenza che poco più di un quarto delle imprese, vale a dire il 26%, aveva raggiunto un livello di maturità tecnologica così elevato, da poter competere sul mercato internazionale. D’accordo … c’è molto da lavorare, ma i casi di eccellenza non mancano di certo nell’attuale panorama economico in Italia.
