Nell’immaginario collettivo si è soliti credere, erroneamente, che la digitalizzazione aziendale sia un processo basato solo ed esclusivamente sull’introduzione di tecnologie digitali all’avanguardia all’interno degli stabilimenti e degli uffici con l’intento primario di trasformare i documenti cartacei, ossia i faldoni polverosi tenuti negli archivi, in file in formato PDF. Le cose non stanno, però, proprio così, visto che quello in questione è solo uno degli aspetti della digitalizzazione dei processi aziendali che, a sua volta, va interpretata come una trasformazione radicale sia a livello culturale sia in termini metodologici in riferimento al modo di lavorare nelle imprese.
Gli obiettivi che i programmi di digital transformation devono essere in grado di raggiungere hanno i loro capisaldi nell’ottimizzazione, nella semplificazione e nella velocizzazione dei compiti lavorativi. Agire così, pertanto, significa ridurre sensibilmente le distanze tra l’azienda e i suoi clienti e i suoi partner, andando a creare nuovi modelli di business e soprattutto esplorando ulteriori opportunità.
A tutto ciò va poi ad aggiungersi un importante vantaggio di natura economica: dopo che la digitalizzazione dei processi aziendali è stata portata a termine, l’azienda è in grado di tagliare i costi del personale e delle materie prime, delegando parte dei compiti di routine e meno qualificati ai software e ai robot. In questo modo, i dipendenti possono concentrarsi sulle attività di maggior valore.
Che cos’è la digitalizzazione dei processi aziendali?
In uno scorso articolo abbiamo visto cosa significa digitalizzare i processi aziendali. Rivediamolo brevemente. La digitalizzazione dei processi aziendali è quel cambiamento che la tecnologia è in grado di implementare in ciascun area dell’organizzazione, affinché le informazioni siano al centro del sistema. Solo in questo modo, si riesce a ottimizzare il business, a innalzare l’efficienza, a ridurre gli sprechi e ad abbattere le spese superflue.
Con la digitalizzazione aziendale, di fatto, ogni conservatorismo lascia spazio all’innovazione. Per ovvi motivi, è impensabile programmare questo processo dall’oggi al domani. Nel business, fatte le dovute eccezioni, non c’è nulla di immediato: il cambiamento va pianificato in maniera accurata e va visto come una sorta di evoluzione graduale. C’è bisogno, quindi, di un piano di change management, in grado di coinvolgere tutti i dipendenti e i dirigenti, nonché i partner dell’azienda.
Il segreto del successo risiede nell’ascolto: è necessario comprendere quali sono le effettive esigenze dei dipendenti, dei clienti e dei partner. Solo in questo modo, il management ha tutte le carte in regola per implementare le metodologie dedicate all’area dei processi ed in seguito a quella dei flussi documentali.
Efficienza dei processi aziendali
La digitalizzazione dei processi aziendali comporta un lavoro preliminare basato su ripensamenti, reingegnerizzazioni, sfruttamento dei moduli di automazione, monitoraggio costante dei risultati mediante piattaforme tecnologiche all’avanguardia. Queste ultime si caratterizzano per un livello di user experience semplice e intuitivo, indipendentemente dal dispositivo adottato, sia questo uno smartphone, un tablet, un laptop o un desktop.
Grazie a questo lavoro, si riducono sensibilmente gli errori, perché da un lato si snelliscono le operazioni e dall’altro diminuisce il numero di passaggi manuali, dove spesso si annidano sbagli e imprecisioni del personale. Così, l’organizzazione aziendale per qualsiasi task può contare su un controllo più affidabile e su maggiore trasparenza. I dati raccolti vengono poi presi in esame per accertarsi dell’efficienza effettiva dei processi.
Digitalizzazione dei flussi documentali
La tematica della digitalizzazione dei flussi documentali è stata trattata in lungo e in largo in numerose campagne politiche, mettendo in evidenza quanto sia importante ottimizzare i processi aziendali, affinché il business sia quanto più efficiente possibile.
Per ottenere risultati degni di nota, occorre procedere alla reingegnerizzazione dell’intera struttura dei sistemi informativi dell’impresa: la dematerializzazione dei documenti è la conditio sine qua non per migliorare l’efficienza. Rinunciare agli archivi cartacei in cambio della digitalizzazione vuol dire eliminare la carta, liberare spazi, rendere la consultazione dei documenti molto più semplice, immediata e accessibile a tutti. In questo modo, sia le decisioni strategiche sia i percorsi approvativi si fanno più snelli. I clienti e i partner, a fronte di queste positive esperienze, si dimostrano decisamente più soddisfatti di interagire con l’azienda. Quest’ultima per snellire i processi e ottimizzare le tempistiche deve saper mettere in piedi un sistema di distribuzione evoluto, in cui venga abbattuta ogni sorta di barriera, sia di natura fisica sia di tipo logico, tra coloro che prendono parte alla catena del valore: documenti di trasporto, bolle, fatture, contratti devono rientrare nella dimensione digitale. Invio, condivisione, modifica e approvazione finale sono operazioni che devono essere quanto più immediate possibile, proprio come oggigiorno richiede lo scenario economico.
Maggiore produttività e riduzione costi operativi
Tutto ciò comporta maggiore produttività e soprattutto una sensibile riduzione dei costi operativi.
Una ricerca condotta da McKinsey evidenzia come i dipendenti passino mediamente quasi due ore al giorno nel ricercare informazioni. Si tratta di un dato impressionante se si considera che il 25% del tempo lavorativo giornaliero e quasi 10 ore settimanali vengono destinati a compiti, dove si perde produttività. L’avvento di tecnologie di ultima generazione abbatte sensibilmente queste perdite di tempo, favorendo un aumento della produttività: basti pensare, ad esempio, che l’automazione agevola la condivisione rapida delle informazioni, permette la scansione veloce di una mole di documenti a dir poco considerevole e consente l’integrazione dei dati, senza la necessità di procedere manualmente al loro inserimento. Con le piattaforme di cloud, poi, si migliora la comunicazione nei team di lavoro e si risolvono i problemi in tempi rapidi. Insomma, il top a livello di produttività e di efficienza sul posto di lavoro.
In quanto ad abbattimento dei costi operativi, la digitalizzazione dei processi aziendali fa in modo che le imprese investano di meno sull’hardware che, come è noto, occupa spazio e necessita di manutenzione costante: soluzioni off-site, delegate in outsourcing delegano ai fornitori la manutenzione.
Digitalizzazione dei processi aziendali: qual è lo stato delle cose nel nostro Paese?
In termini di digitalizzazione dei processi aziendali, l’Italia, dal punto di vista storico, ha sempre avuto un divario evidente con gli altri Paesi appartenenti all’Unione Europea. Il fatto che il nostro tessuto industriale sia incentrato su PMI, molte delle quali a conduzione familiare, in un certo senso, favorisce il consolidamento di visioni spesso troppo conservative a discapito dell’innovazione. Paradossalmente, la pandemia da Covid-19 ha velocizzato il processo di digitalizzazione di numerose imprese del Belpaese. Senza questo cambiamento culturale, molte di queste non sarebbero state in grado di sopravvivere. Invece, velocizzando l’implementazione di tutta una serie di soluzioni in grado di permettere la collaborazione dei dipendenti in termini digitali, è stato possibile assicurare la continuità del business: le piattaforme di file sharing, la diffusione delle mobile app e dei chatbot ha fatto sì che anche quelle PMI più tradizionali abbiano dovuto digitalizzare i processi per fronteggiare al meglio lo scenario imprevisto. Le videoconferenze, poi, hanno avuto il merito di semplificare le riunioni e di consentire a tutti i dipendenti un accesso immediato alla documentazione in formato digitale: in questo modo, si ha più indipendenza a livello di orari e di luoghi di lavoro. Quella flessibilità di cui a lungo tempo si è discusso è oggi, finalmente, una bella realtà.
Il management, essendo conscio dei vantaggi che può comportare la rivoluzione digitale, si occupa di trasferire commitment all’interno dell’organizzazione aziendale, sviluppando i presupposti per una trasformazione foriera di risultati ottimali. Sono spesso i contesti di emergenza e le condizioni critiche a spronare il cambiamento.
Nonostante gli importanti progressi conseguiti dalle imprese nostrane, il divario con gli altri Paesi dell’Unione Europea permane: a oggi, solamente il 26% delle imprese nostrane può essere definita “matura” in termini tecnologici, al punto tale da poter competere in ambito internazionale. L’Italia paga dazio, in tal senso, per via di una conformazione basata su troppe PMI. Non mancano comunque le realtà imprenditoriali che hanno raggiunto ottimi risultati in termini di digitalizzazione dei processi: spesso, la delega in outsourcing a professionisti nel campo della digital transformation si è rivelata la soluzione ideale che ha dato luogo all’evoluzione delle imprese. Queste ultime, a seguito di un percorso iniziato con una semplice consulenza da parte di questi specialisti, hanno iniziato a sfruttare appieno le tecnologie di ultima generazione, come quelle basate sull’Intelligenza Artificiale. Il loro business, passo dopo passo, è andato incontro a una sorta di trasformazione graduale: mediante il ricorso ad apposite piattaforme modulari, è stato possibile dapprima ottimizzare e in seguito integrare, velocizzare, automatizzare e infine delegare in outsourcing task e processi.
Molto importante, a tal proposito, si è rivelata l’adozione di sistemi innovativi di Big Data Analytics, la cui mission di fondo consiste nel delineare le strategie aziendali, tenendo conto delle effettive opportunità e dei concreti rischi che possono presentarsi. L’infrastruttura digitale, che si configura grazie al lavoro di raccolta e di elaborazione dei dati, viene vista come un utile strumento volto a promuovere conoscenze sempre più affinate all’interno di tutta l’organizzazione aziendale; analogamente, il processo di dematerializzazione assicura alle imprese una capacità di adattarsi e di reagire in tempi brevi ai cambiamenti economici, tecnologici e sociali di un mercato che allo stato attuale delle cose si dimostra sempre più imprevedibile e instabile. L’analisi dei dati, di fatto, è fondamentale.
Conclusioni
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