Trasformazione digitale e complessità organizzativa hanno portato alla necessità di avere metodologie flessibili di gestione dei progetti in grado si superare le tradizioni pratiche che per una vasta gamma di ambiti sono ormai obsolete. Nasce così la metodologia Agile di project management. Una pratica nata nel mondo del digital ma ormai diffusa su innumerevoli settori e ambiti.
Il concetto di project management “classico”
Il project management viene definito come: “l’applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi” dal “Project management Body of Knowledge”, uno dei più autorevoli scritti in questo ambito.
In altre parole può essere inteso come quell’insieme di pratiche di analisi, organizzative, di pianificazione e di progettazione utili al raggiungimento degli obiettivi di un progetto o di un portfolio di progetti.
Nel corso del 900’ è stata via via formalizzata la metodologia di project management cosiddetta: “waterfall” o sequenziale. Come intuibile dal nome stesso si tratta di un metodo per l’organizzazione dei progetti che prevede una successione ordinata di attività sequenziali secondo la quale ogni attività può essere avviata solo al termine di quella precedente.
Le soluzioni realizzate secondo questa logica deterministica vedono come vantaggi una certa chiarezza dei tempi e dei modi di esecuzione del progetto, nonché una semplicità nelle comunicazioni tra i diversi soggetti, le quali non hanno un elevata frequenza.
Allo stesso tempo emergono una serie di rischi: un ritardo in una singola attività comporta lo slittamento del progetto nel suo complesso, inoltre la consegna del progetto “in blocco” lascia adito a potenziali insoddisfazioni.
Quando nasce la metodologia Agile
Le logiche di gestione dei progetti e della produzione hanno conosciuto un nuovo e innovativo filone di studi e operativo con la diffusione massiva delle tecnologie ICT nei primi anni 2000. Ciò ha infatti richiesto il ripensamento del classico project management sequenziale, o “a cascata”, verso quella che viene definita “Metodologia Agile”, metodologia che fa la prima comparsa nel “Manifesto per lo sviluppo agile del software” pubblicato nel 2001 da Kent Beck, Robert C. Martin, Martin Fowler.
Nella sua concezione iniziale la metodologia è pensata specificatamente per guidare i programmatori durante la realizzazione di software, nel tempo si è consolidata e diffusa integrando o vendo integrata da altre metodologie (LeSS Large-scale, Scrum, SAFe – Scaled Agile Framework, Nexus, Scrum@Scale) e sviluppandosi in molteplici ambiti del project management, in particolare nei contesti dove la realizzazione di un progetto inedito o personalizzato richiede una programmazione incerta o complessa.
I principi cardine della metodologia Agile
I principi cardine del project management Agile sono racchiusi nell’omonimo manifesto e descrivono per concetti chiave le linee guida della metodologia:
1. consegne del prodotto frequenti per un allineamento costante con le necessità del cliente
2. suddivisione del progetto in compiti di dimensione ridotta e maggiormente fattibili per un più rapido completamento o integrazione di cambiamenti
3. rispetto dei tempi di consegna dei singoli moduli funzionanti con preferenza verso i brevi periodi
4. iterazione continua e frequente con gli attori interessati nel progetto, creazione di un ambiente positivo e motivazionale
5. predilezione per la comunicazione vis a vis
6. la misura del progresso è rappresentata dalle consegne di moduli funzionanti
7. ritmo di sviluppo costante e sostenibile
8. continua attenzione all’eccellenza tecnica e a dettagli
9. importanza della semplicità
10. team auto-organizzati
11. briefing continui e regolari per monitorare i margini e le azioni di miglioramento
In sintesi l’approccio agile evita una rigida programmazione delle attività dando maggiore attenzione ai cicli di lavoro, detti “sprint”, in genere di qualche settimana, e alle continue iterazioni a valle degli sprint con gli stakeholder o con il cliente finale. Tale pratica coinvolge in genere team piccoli e multifunzionali che lavorano con autonomia organizzativa su moli di lavoro o test di piccole dimensioni.
Quando è utile utilizzare la metodologia Agile
Tale approccio è ottimale in ogni ambito in cui è necessario implementare un processo di innovazione o per progetti personalizzati o non di routine. Possiamo immaginare a titolo esemplificativo la realizzazione di infrastrutture come ponti o edifici di grandi dimensioni nell’ambito dell’ingegneria civile, la realizzazione di un macchinario produttivo su commessa nell’ambito dell’industria o ancora la realizzazione di una piattaforma web nell’ambito della digitalizzazione.
In particolare in quest’ultimo settore, quello della digitalizzazione, vi è un’ampia aderenza alle pratiche derivanti dalla metodologia Agile. Non solo per la realizzazione di applicazioni o siti web ma in generale per implementare processi di trasformazione digitale in azienda. Ciò proprio perché i processi richiedono un ampio e trasversale coinvolgimento di tutte le figure aziendali in un contesto complesso. Contesto in cui un approccio iterativo tra i diversi attori coinvolti consente un costante dialogo e confronto orientato a minimizzare insoddisfazioni e incomprensioni. Mentre i team auto-organizzati e la suddivisione delle attività consente una certa elasticità e flessibilità organizzativa.
