L’evoluzione dei mercati e il cambiamento periodico delle esigenze dei consumatori, induce le aziende ad adattarsi a tali comportamenti e a pianificare nuove strategie. Affinché si possano ottenere dei risultati significativi, in molti casi è necessario effettuare un cambiamento di gestione radicale, più comunemente denominato Change Management.

Non tutte le aziende riescono a identificare il momento preciso in cui attuare una strategia di cambiamento, condizione che può indurre a criticità rilevanti. Nelle prossime righe focalizzeremo l’attenzione sui 4 step per digitalizzare attività e processi aziendali.

1. Change Management: cos’è

Quando ci si approccia al change management, traducibile in gestione del cambiamento, è sempre difficile darne una definizione. Lo si può identificare come quell’approccio strutturato al cambiamento indotto nei gruppi, negli individui, nelle società e nelle organizzazioni capace di rendere fattibile la transazione da un asset di base a uno futuro potenzialmente migliore.

Quando si utilizza il change management, lo si considera come uno strumento capace di comprendere e riconoscere i cambiamenti che possono migliorare la proiezione futura di un’azienda.

Usualmente un change management propende al miglioramento, ma se effettuato nel modo scorretto può comportare condizioni anche peggiori di quelle iniziali.

2. Change Management Process: 4 step per digitalizzare i processi aziendali

In questo articolo : La gestione del cambiamento nell’era digitale, abbiamo visto nel dettaglio cos’èil change management e come si affronta in quest’era. Oggi andremo a vedere nel pratico come il processo di digitalizzazione delle attività aziendali eseguito con il change management, viene suddiviso in quattro step ben definiti. Vediamo quali sono e come si caratterizzano.

2.1. Strategia

Affinché si possa ottenere una gestione del cambiamento ottimale, è opportuno partire da una prima fase strategica. Ogni azienda o privato deve necessariamente individuare la strategia migliore per cambiare i punti di criticità presenti nell’infrastruttura societaria, siano queste legate al comparto informatico o a quello prettamente gestionale di software e risorse umane.

La fase strategica si suddivide in quattro elementi fondamentali: vision, roadmap, metriche, avvio.

Vision: la creazione di una vision aziendale è il primo passo per affrontare un progetto di successo. La vision aziendale è indispensabile per guidare l’idea di cambiamento, ed avere un punto fermo su cui tornare nel caso di dubbi durante il percorso. Inoltre una vision ci aiuta anche ad organizzare la squadra di lavoro e veicolarla verso la mission desiderata.

Roadmap: definire un cronoprogramma del proprio cambiamento ci aiuterà a comprendere nel migliore dei modi gli approcci da adottare per avviare la trasformazione digitale. Ogni attività lavorativa ha roadmap differenti e bisogna modificarle a seconda delle esigenze.

Metriche: gli strumenti che analizzano le metriche sono essenziali per identificare il valore della propria società. Un’infrastruttura digitale può differire da un’altra e ciò determina anche un diverso approccio al cambiamento. Esaminando le metriche quantitative e qualitative si potrà migliorare la fase strategica.

Avvio: verificate la roadmap e le metriche si può procedere all’avvio del progetto. In questo caso valutando le idee migliori in base ai dati raccolti.

2.2. Organizzazione e iniziativa

Il secondo step per ottenere un change management concreto è da ricercare nell’organizzazione dell’iniziativa. Anche in questo caso si possono sviluppare quattro fasi preponderanti: cambiamento, ispirazione, team e governance.

Cambiamento: bisogna allineare la cultura del cambiamento nel proprio contesto aziendale, con lo scopo di confluire tutte le energie verso un unico obiettivo. La trasformazione può avvenire solo se si hanno degli scopi condivisi.

Ispirazione: per quanto possa sembrare banale, la fase dell’assunzione dell’iniziativa passa anche attraverso l’ispirazione e l’entusiasmo. Offrire ai propri dipendenti un’ispirazione convincente, li renderà molto più produttivi e volenterosi.

Team: aspetto essenziale per il change management è la capacità di identificare i collaboratori più propensi al cambiamento e metterli a capo dei relativi team in maniera da renderli portavoci di questo nuovo momento aziendale. Fare in modo di focalizzare la squadra di lavoro nel modo corretto verso l’obiettivo comune è uno dei punti spesso sottovalutati per raggiungere l’obiettivo finale.

Governance: all’interno di un gruppo di lavoro è opportuno stabilire le persone che andranno a gestire alcune aree del progetto. In questo modo si potrà iniziare il processo di cambiamento identificando i responsabili delle attività più rilevanti.

2.3. Operatività

Il terzo step per la digitalizzazione di processi e attività aziendali è quello dell’operosità, o per meglio dire dell’adozione operativa.

Dopo aver avviato un progetto di cambiamento, è opportuno stabilire dei passaggi intermedi in cui alimentare l’entusiasmo del team di lavoro. Usualmente la fase operativa viene suddivisa in quattro caratteristiche:decisioni, assegnazione, iniziative e celebrazione.

Decisioni: condizione da tenere in considerazione, nella fase operativa, è quella di prendere decisioni difficili senza aver paura di destabilizzare il contesto lavorativo. Una decisione determinata può risolvere potenziali problemi futuri.

Assegnazione: l’azienda deve necessariamente assegnare il processo o l’attività a determinate persone, le quali dovranno mantenere il loro status quo e le conseguenti responsabilità.

Iniziative: nei contesti lavorativi, in cui c’è una trasformazione digitale ideale, vengono implementate delle iniziative RPA (Robot Process Automation) per automatizzare varie attività grazie all’implementazione di robot. Tale condizione renderà il team di lavoro più coeso e concentrato.

Celebrazione: durante la fase di cambiamento è opportuno celebrare le piccole vittorie e successi. In questo modo si creerà una condizione di entusiasmo molto utile per continuare il processo di trasformazione.

2.4. Analisi e revisione

Ultimo step da attuare per un change management ottimale è quello dell’analisi e la revisione delle performance. Creata la roadmap e stabilite le gerarchie all’interno del gruppo di lavoro, diventa cruciale ottenere dei risultati che possano valorizzare il cambiamento.

Affinché si possano valutare le trasformazioni, siano esse in positivo o in negativo, bisogna adottare strumenti dedicati che permettano un’analisi oggettiva delle informazioni.

Prima di tutto è opportuno porsi un obiettivo iniziale che sia leggermente più alto di quello canonico, in modo da avere un metro di paragone affidabile con gli anni precedenti.

A tale condizione bisogna stilare e comunicare i risultati ottenuti a tutte le parti in causa nel gruppo di lavoro, in modo da focalizzare l’attenzione sulle criticità e i ritardi presenti. A questo punto si passa alla fase di monitoraggio delle performance, usualmente fornita da software dedicati o dai responsabili della sezione di riferimento.

Conclusa la fase di monitoraggio è opportuno analizzare i risultati finanziari bancari ottenuti, definendo le metriche oltre che misurare le performance in base ai mesi precedenti.

3. Change Management: condizioni di applicazione

I quattro step appena esaminati vengono determinati da un change management ideale, ma non tutte le aziende necessitano dello stesso processo di digitalizzazione. Affinché si possano adattare i quattro step precedentemente esaminati alla propria attività lavorativa è intelligente valutare le condizioni di applicazione. Vediamo quali sono le principali.

3.1. Tecnologie

Il processo di cambiamento passa attraverso le nuove tecnologie. Ogni azienda o privato deve valutare strumenti e tecnologie di lavoro da implementare nel proprio contesto lavorativo.

Un eCommerce avrà esigenze diverse da un’altra tipologia di servizio, condizione che rende l’implementazione delle tecnologie differente. La gestione del cambiamento non può escludere quelle che sono le nuove tecnologie, restare legati a strumenti obsoleti renderà anche la propria azienda lontana dagli standard odierni.

3.2. Cultura aziendale

Per ottenere un cambiamento radicale, da strumenti fisici a quelli digitali, bisogna necessariamente passare a una nuova adozione culturale aziendale, slegata quasi del tutto dal passato.

Un’azienda che vuole restare al passo con i tempi dovrà formare un team di lavoro moderno, che sappia reagire alle nuove esigenze dei consumatori e possa gestire nel migliore dei modi i potenziali pericoli.

3.3. Rami d’azienda

Condizione da cui partire per ottenere un change management eccellente risiede nello stabilire delle gerarchie all’interno dell’azienda. Sebbene non vi debba essere un’impostazione piramidale, è intelligente nominare dei manager capaci di pianificare nel migliore dei modi le sezioni aziendali, ponendosi nella condizione di assumere responsabilità ben definite.

3.4. Crisi finanziaria

Non è difficile immaginare quando si applichi un change management, tra le condizioni più ricorrenti figura un potenziale periodo di crisi. Valutando i dati oggettivi della propria attività lavorativa si può implementare una strategia di cambiamento per fronteggiare una crisi finanziaria. Di fondamentale importanza è attuare un cambiamento, prima che questa crisi si verifichi, in maniera da essere preparati e poterla gestire correttamente. 

4. Change Management: esempi

La gestione del cambiamento non è sempre produttiva, tantissime aziende hanno investito in questa tipologia di strategia, ma non hanno riscontrato risultati evidenti. Tale deficit è dato principalmente da un’errata distribuzione delle mansioni all’interno degli step, confondendoli e rendendo il processo di trasformazione digitale meno analitico di quanto in realtà sia.

Ci sono però tante aziende che hanno ottenuto risultati eccellenti dal change management, una su tutte la Lego. Questa nota società non aveva mai registrato perdite fino all’anno 2003, quando cominciò ad avere un calo annuo del 30%, raggiungendo gli 800 milioni di dollari di debito.

Una condizione così disastrosa finanziariamente pose le basi per un cambiamento notevole, infatti, la Lego abbandonò la sola vendita di giocattoli fisici e implementò la vendita digitale. In pochissimi anni l’azienda riuscì a trovare nuovi sbocchi finanziari e a diventare una delle società più innovative e importanti del mondo.

Tra le tante aziende che hanno attuato tale strategia figurano anche: Nokia, Coca Cola e l’AULSS 5 Polesana.

5. Conclusioni

In un periodo storico dove la tecnologia è parte integrante del processo di vendita-acquisto, è intelligente optare per una digitalizzazione aziendale di qualità. Il change management non è solo un processo operativo valido, ma un nuovo modo di pensare e di proiettarsi al futuro nel migliore dei modi.

Prima di implementare il change management bisogna però comprendere lo status della propria piattaforma. Il calcolo di un test digitale per capire il livello di digitalizzazione della propria azienda del settore e delle corrispettive esigenze può essere il primo passo per effettuare la trasformazione digitale.

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