La sigla sta per Robotic Process Automation, ma di robot fisici non c’è traccia: si tratta di programmi, spesso chiamati bot, che lavorano sullo schermo come farebbe un impiegato. Aprono un’applicazione, leggono un valore in una certa posizione, lo incollano in un’altra finestra e premono un pulsante. Il pregio è che non serve modificare i sistemi coinvolti; il limite è che il bot dipende da come quelle schermate sono fatte oggi.
Quando ha senso
L’RPA trova spazio quando uno dei programmi da collegare non offre altre porte d’accesso: un gestionale datato senza interfacce di integrazione, il portale di un cliente su cui caricare i documenti a mano, un software di reparto installato su un solo PC. In questi casi imitare l’operatore può essere l’unica strada praticabile senza sostituire il sistema.
Quando un’integrazione via API è preferibile
Se entrambi i sistemi espongono un’API, collegarli a quel livello è di norma la scelta più solida, per ragioni molto concrete:
- un’API scambia dati strutturati e documentati, mentre il bot legge campi e posizioni che possono cambiare con il primo aggiornamento grafico;
- con l’API gli errori tornano come codici leggibili e gestibili, mentre il bot spesso si blocca su una finestra inattesa senza che nessuno se ne accorga;
- le chiamate via API girano lato server e non tengono occupato un PC con una sessione utente aperta;
- i permessi si assegnano a un utente tecnico con diritti limitati, invece di affidare al bot le credenziali di una persona.
Un esempio
Un’azienda di componenti in lamiera riceve ogni settimana gli ordini di un grande cliente attraverso il portale fornitori di quest’ultimo, che non prevede scambi automatici. Un bot RPA scarica il file degli ordini e lo deposita in una cartella condivisa; da lì in poi un workflow legge il file e crea gli ordini nell’ERP via API. Il bot copre solo il tratto in cui non esistono alternative e il resto della catena resta stabile.
Prima di scegliere tra bot e integrazione conviene mappare quali sistemi espongono API e quali no. Se vuoi farlo insieme a noi, parti dalla pagina AI e automazione.
Automazioni e integrazioni tra gestionale, CRM e strumenti che già usate.
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