Se stai valutando Odoo per la tua azienda, è probabile che qualcuno ti abbia detto, o lasciato intendere, che “la conservazione a norma è inclusa”.
Non lo è.
Questo articolo esiste perché è la disinformazione più diffusa nel mercato Odoo italiano, e perché scoprirla dopo il go-live significa scoprirla quando sei già in violazione di un obbligo di legge. Preferiamo dirtelo prima, anche se è la cosa meno commerciale che possiamo scrivere.
Implementazione Odoo
Implementare Odoo da soli è rischioso.
Lo abbiamo fatto per decine di PMI manifatturiere italiane. Solo senior, nessun junior. Risultati in tempi certi, senza sorprese.
Guida a cura di Davide Caio, CTO di Maia Management, partner Odoo per le PMI manifatturiere e commerciali italiane.
Cos’è la conservazione sostitutiva (e perché non è un backup)
La conservazione sostitutiva a norma è il processo con cui i documenti fiscali digitali (fatture elettroniche in primis) vengono archiviati in modo da mantenere nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, con pieno valore legale.
Non è:
- un backup del database
- salvare i file XML in una cartella
- tenere i PDF su Google Drive
- avere le fatture dentro il gestionale
È un processo normato, con requisiti tecnici precisi: marca temporale, firma, pacchetti di archiviazione, indici, un responsabile della conservazione e la possibilità di esibire i documenti in caso di verifica.
Le fatture elettroniche vanno conservate a norma. Non è un’opzione.
Cosa fa Odoo (e cosa non fa)
Mettiamo in fila i fatti, verificabili sulla documentazione ufficiale.
Odoo fa:
- Genera la fattura elettronica in formato XML FatturaPA
- La trasmette al Sistema di Interscambio (SdI) attraverso il proprio canale
- Riceve e gestisce le notifiche e le ricevute dello SdI
- Gestisce le fatture passive (ciclo di acquisto)
- Applica la firma XAdES automaticamente per le fatture verso la PA (quando il codice destinatario è a 6 cifre)
- Conserva i documenti come allegati nel proprio database
Odoo NON fa:
- La conservazione sostitutiva a norma.
Punto. La documentazione ufficiale è esplicita: Odoo non offre il servizio di conservazione sostitutiva, e rimanda ad altri fornitori e all’Agenzia delle Entrate, che mettono a disposizione servizi di conservazione certificati conformi ai requisiti di legge.
Il fatto che i documenti siano dentro Odoo non equivale a conservazione a norma. Un allegato in un database è un file. La conservazione è un processo con valore legale.
Chi ha già la conservazione senza saperlo
Buona notizia: molte aziende sono già coperte e non lo sanno.
- Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate. L’AdE offre un servizio di conservazione delle fatture elettroniche, previa adesione esplicita dal portale Fatture e Corrispettivi. È gratuito. Va aderito attivamente: non si attiva da solo.
- Il tuo commercialista. Molti studi conservano le fatture dei clienti attraverso il proprio conservatore. Chiedi conferma per iscritto: “le mie fatture le conservi tu a norma?”
- Un conservatore accreditato (ce ne sono diversi sul mercato italiano, anche integrabili).
L’errore fatale: presumere che qualcuno lo stia facendo. La domanda va posta esplicitamente, e la risposta va messa nero su bianco.
Le tre strade possibili
1. Servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate
- Pro: gratuito, ufficiale.
- Contro: va aderito manualmente; l’esperienza d’uso è quella del portale AdE; funziona sulle fatture transitate dallo SdI.
- Per chi: PMI con esigenze standard e volumi contenuti che vogliono la copertura senza costi aggiuntivi.
2. Conservatore esterno / commercialista
- Pro: delega completa, spesso già inclusa nel servizio dello studio.
- Contro: va verificato che copra tutto quello che pensi, e che i documenti restino accessibili a te.
- Per chi: chi ha già un rapporto strutturato con lo studio.
3. Conservatore integrato con Odoo
- Pro: flusso automatizzato, meno passaggi manuali.
- Contro: richiede integrazione (quindi progetto e costo) e un contratto con il conservatore.
- Per chi: volumi alti, o chi vuole zero passaggi manuali.
Non solo fatture
Attenzione a un secondo punto cieco: la conservazione a norma non riguarda solo le fatture elettroniche.
Altri documenti a rilevanza fiscale (corrispettivi telematici, registri contabili, libro giornale e altre scritture, a seconda del regime) hanno anch’essi obblighi di conservazione. Il perimetro esatto va definito con il tuo commercialista: non è una valutazione che spetta al partner ERP, e chi te lo racconta come se fosse una configurazione di Odoo ti sta prendendo in giro.
Come lo affrontiamo nei progetti
Nei progetti Maia la conservazione è un punto obbligatorio della checklist di go-live, non un dettaglio da vedere dopo. Concretamente:
- Verifichiamo lo stato attuale: chi conserva oggi le tue fatture? Esiste un’adesione al servizio AdE? Lo fa il commercialista?
- Mettiamo la risposta per iscritto, coinvolgendo il commercialista.
- Definiamo la strada (AdE, conservatore, integrazione) prima di andare in produzione.
- Non spuntiamo il go-live finché non è chiaro.
Non è la parte più affascinante di un progetto ERP. È quella che ti evita un problema con l’Agenzia delle Entrate.
Domande frequenti
Odoo conserva le mie fatture a norma?
No. Odoo genera, trasmette e archivia le fatture nel proprio database, ma non fornisce il servizio di conservazione sostitutiva a norma. Serve l’Agenzia delle Entrate o un conservatore esterno.
Ma le fatture sono dentro Odoo, non basta?
No. Essere presenti in un database non equivale ad avere valore legale nel tempo. La conservazione è un processo normato, con requisiti specifici.
Guida gratuita in PDF
Odoo è la scelta giusta per la tua azienda?
Una guida di 35 pagine per capire se Odoo è adatto alla tua PMI: criteri di valutazione, costi reali, errori da evitare. Scritta da chi implementa Odoo ogni giorno, senza gergo tecnico.
Scarica la guida gratuita →Un backup del database è conservazione?
No. Il backup protegge dalla perdita dei dati. La conservazione garantisce valore probatorio nel tempo. Sono due cose diverse, e servono entrambe.
Cambia qualcosa tra Odoo Community ed Enterprise?
No: nessuna delle due edizioni fornisce la conservazione a norma. Non è una questione di licenza, è una funzione che Odoo non offre.
Il servizio dell’Agenzia delle Entrate è davvero gratuito?
Sì, ma richiede adesione esplicita dal portale. Se non hai mai aderito, non stai conservando nulla tramite l’AdE.
Il mio commercialista se ne occupa?
Molto probabilmente sì, ma verificalo, non presumerlo. È una domanda da fare oggi, con risposta scritta.
In conclusione
Se un partner ti dice che “con Odoo hai tutto, conservazione inclusa”, hai appena imparato qualcosa di importante su quel partner.
Odoo è un ottimo gestionale, con una fatturazione elettronica nativa e solida. La conservazione a norma è semplicemente fuori dal suo perimetro, ed è un problema risolvibile, spesso a costo zero, purché tu lo sappia prima.
Noi preferiamo dirti cosa Odoo non fa. È l’unico modo per farti fidare di quello che diciamo quando ti raccontiamo cosa fa.
Non sai chi conserva le tue fatture? È la domanda giusta da farsi oggi. Scrivici e la verifichiamo insieme.
Questo articolo ha scopo informativo e non costituisce consulenza fiscale o legale. Gli obblighi di conservazione vanno sempre verificati con il proprio commercialista.
