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Dematerializzazione: come gestire i documenti digitalmente

Scritto da Alex Di Tommaso
il 08/10/2022

Il passaggio dai documenti cartacei a quelli consultabili agevolmente online è oggigiorno un dato di fatto. Si tratta di un processo irreversibile che comporta tutta una serie di benefici per le aziende e per la Pubblica Amministrazione. Gli archivi deputati a ospitare i polverosi faldoni appaiono sempre più demodé. Pertanto, in riferimento a come gestire i documenti digitalmente, occorre precisare che la dematerializzazione necessita di un corretto approccio e di strumenti idonei. Cosa sapere in rapporto a come digitalizzare i processi? Ecco una panoramica sulla dematerializzazione dei documenti, sulla differenza con il concetto di digitalizzazione e sullo stato della situazione in Italia.

Si parta dall’assunto che la tematica “dematerializzazione” risulta al centro di numerosi dibattiti politici ed amministrativi da diversi anni. Tuttavia, solo da qualche tempo ci sono stati i primi riscontri concreti. Indubbiamente, la pandemia da Covid-19 ha messo numerose realtà imprenditoriali, e sempre più uffici pubblici, dinanzi a un aut aut. Alla fine, le restrizioni imposte con l’intento di assicurare il distanziamento sociale hanno favorito la diffusione del processo di dematerializzazione dei documenti cartacei. Non agire in questo modo, infatti, non avrebbe fatto altro che rallentare sensibilmente le attività. A seguito della dematerializzazione, gli utenti hanno avuto la vantaggiosa opportunità di poterli consultare anche online. Così facendo, sia il mondo delle imprese sia quello della P.A. hanno agevolato il lavoro in remoto. Forse, c’è voluto più tempo del previsto, affinché manager, dirigenti e imprenditori potessero comprendere appieno le potenzialità della dematerializzazione dei documenti. Queste novità hanno avviato un cambiamento irreversibile che ha comportato più efficienza, un aumento della produttività e, soprattutto, un abbattimento dei costi. Tornare indietro al giorno d’oggi è semplicemente impensabile. Tuttavia, affinché il divario con altri Paesi dell’Unione Europea venga colmato o quanto meno ridotto, c’è ancora molto da fare. Sia le aziende sia la Pubblica Amministrazione devono implementare nuovi processi e sperimentare sistemi volti a favorire la cultura dell’innovazione.

Che cos’è la dematerializzazione?

Per dematerializzazione si intende l’implementazione di svariati adattamenti di natura tecnologica e di tipo operativo, fondamentali per il corretto funzionamento del processo: a tal proposito, dematerializzare non significa rimuovere i documenti in formato cartaceo dagli archivi fisici dove sono collocati. La dematerializzazione, infatti, risulta connessa al processo di digitalizzazione, fungendo solo da step iniziale in materia di gestione dei documenti. Affinché tutto funzioni per il verso giusto, occorre definire la “proprietà” del dato, l’architettura delle cartelle in cui dati verranno salvati, le necessarie infrastrutture, le opportune soluzioni e i protocolli del caso. Solo così la consultazione online dei documenti non andrà incontro ad alcun tipo di ostacolo.

Di fatto, la dematerializzazione indica il graduale aumento della gestione informatizzata dei documenti in un contesto aziendale o nell’ambito della P.A.. In entrambi i casi, si registra la progressiva sostituzione dei supporti cartacei a favore dei documenti intangibili, archiviabili tramite i sistemi ICT e consultabili quando il loro uso si rende necessario.

Dematerializzazione e digitalizzazione a confronto: ecco le reali differenze

Spesso, i termini “dematerializzazione” e “digitalizzazione” vengono intesi allo stesso modo. Le cose, però, non stanno proprio così, visto che nel primo caso il riferimento è a una procedura propedeutica per la seconda operazione. Va evidenziato che i fini differiscono, dato che nella dematerializzazione l’intento di base ruota attorno alla conversione dei documenti cartacei in formato elettronico. Inoltre, grazie ad apposite piattaforme, il valore giuridico e probatorio dei file dematerializzati risulta lo stesso dei documenti cartacei. Con la digitalizzazione, la reingegnerizzazione dell’esperienza utente favorisce la riduzione del numero dei processi operativi e ne aumenta l’efficienza. In questa fase, invece, un ruolo cruciale viene ricoperto sia dai tool informatici impiegati sia dall’erogazione dei servizi, effettuata anche in remoto. È chiaro che riscrivere i processi, con il focus di renderli più snelli “dematerializzando” la documentazione e “digitalizzando” il flusso dei dati, non è un percorso privo di insidie.

Infatti, se ormai dal punto di vista tecnico il tema trova diverse soluzioni implementative, lo stesso non si può dire relativamente all’adesione dei nuovi processi nel contesto lavorativo. Occorre predisporre, in parallelo, un lavoro di informazione e formazione delle risorse interne, a tutti i livelli funzionali, sulle competenze digitali necessarie ed intervenire tempestivamente laddove si riscontrino delle lacune o resistenza al cambiamento. Viviamo in un mondo in cui convivono nello stesso ambiente di lavoro almeno 4 generazioni, ognuna delle quali ha un modo diverso di rapportarsi con il digitale. La facilità con cui un dato digitale diventa accessibile, e aperto a modifiche da parte di chi ha la proprietà dello stesso, aumenta la complessità della gestione delle varianti e del controllo della diffusione e degli accessi. Approcciare la dematerializzazione e la digitalizzazione senza definire prima un sistema di governance adeguato ai contenuti dei dati ed ai termini di legge ad essi applicabili, può avere conseguenze in alcuni casi anche gravi.

La conservazione sostitutiva dei documenti informatici

Per conservazione sostitutiva dei documenti informatici, s’intende il passaggio dagli archivi cartacei che ospitano i classici faldoni ai database in cloud. L’ottimizzazione degli spazi fisici e la componente ecologica sono alcuni degli aspetti maggiormente rilevanti per quanto riguarda i benefici in questo ambito. Ma non è tutto, visto che consultare i documenti digitali risulta molto più semplice e, soprattutto, immediato. Con username e password si può accedere ai file e procedere alle dovute modifiche. A copia informatica effettuata, chi lo reputa opportuno, ha la facoltà di eliminare la versione cartacea del documento di turno, a patto che si rispetti la normativa in vigore. Il valore giuridico e probatorio che caratterizza il formato analogico del documento deve essere lo stesso della copia sostitutiva dematerializzata. Per ulteriori approfondimenti circa la normativa vigente, inerente ai processi di dematerializzazione e di digitalizzazione, è opportuno consultare il d.lgs 82 del 7 marzo 2005, dove viene definito che cos’è un documento informatico e il DPR 445/2000, ossia il Testo Unico sulla documentazione amministrativa. Il suddetto documento indica quali sono i principali requisiti di un sistema deputato a fornire la gestione e la certificazione dei documenti; nel pieno rispetto della Legge sulla Privacy per ciò che concerne la sicurezza e l’integrità dei dati.

Il ruolo della dematerializzazione dei documenti nella P.A.

Sempre restando nel quadro normativo, è bene sottolineare quanto la dematerializzazione si riveli sempre più in uso nella P.A. Nei tribunali, negli uffici comunali, all’anagrafe, nelle scuole, se possibile, si predilige archiviare i documenti cartacei con gli archivi informatici. Questo passaggio ha lo scopo di semplificare i rapporti che intercorrono tra la P.A. , i cittadini e il mondo delle imprese: semplificare il lavoro dei dipendenti pubblici, infatti, passa in gran parte anche da una gestione più efficiente dei documenti. A fronte di una maggiore semplificazione in materia, si necessita di meno personale, di meno ore e, di conseguenza, si contengono sensibilmente i costi operativi.

I costi della dematerializzazione dei documenti: cosa occorre sapere al riguardo?

Rispondere in modo secco al quesito inerente ai costi della dematerializzazione è ardua impresa: le dimensioni dell’archivio cartaceo e la complessità sia dei lavori sia della macchina organizzativa incidono sensibilmente sul risultato finale. Molto importante, inoltre, sono anche i progressi portati a termine dalla struttura di riferimento. Se abituata a dematerializzare i documenti, i tempi impiegati saranno inferiori. Quindi, i costi del suddetto intervento non saranno proibitivi. Se ciò è stato possibile, gran parte dei meriti spettano di diritto agli investimenti effettuati sulla creazione di un’infrastruttura all’avanguardia in rapporto a come gestire i documenti. Piattaforme analitiche e soluzioni incentrate sul ricorso all’I.A. (Intelligenza Artificiale) fanno la differenza in quanto a efficienza e a velocizzazione delle tempistiche attinenti a ogni transazione compiuta.

Nel conto del costo della dematerializzazione dei documenti, rientrano gli investimenti da fare in ambito formazione e change management. Molto spesso questi costi non vengono inclusi durante le fasi di stesura del budget, in quanto difficili da stimare, ma hanno un impatto importante nella messa in opera del progetto e nel passaggio a regime dei nuovi processi digitali. Le conseguenze di quanto sopra si manifestano con un ritardo sul ritorno di investimento e sul clima aziendale.

Dematerializzazione: qual è lo stato della situazione in Italia?

In quanto a innovazione, purtroppo, occorre constatare che l’Italia risulta ancora una spanna (se non due) indietro agli altri Paesi appartenenti all’Unione Europea. Nonostante i passi in avanti registrati dopo la pandemia da Covid-19, in termini di dematerializzazione dei documenti, il divario si dimostra ancor piuttosto ampio. A livello di digitalizzazione, il Belpaese occupa appena la 25esima posizione in Europa. Solo Romania, Grecia e Bulgaria sono indietro. La speranza è che in futuro, la nostra nazione si allinei ai principali Paesi dell’Unione Europea, lasciando la posizione di fanalino di coda. La maggior parte dei recenti investimenti nei progetti incentrati sulle soluzioni digitali è stata portata a termine per via del coronavirus: lo scambio di documenti elettronici, la digitalizzazione dei processi interni, la gestione della firma e l’archiviazione dei documenti sono esempi particolarmente calzanti al riguardo. Tuttavia, appare chiaro che si può e si deve fare molto di più.

Conclusioni

La gestione dei documenti in maniera digitale ti permette di semplificare il tuo business agevolando la ricerca delle informazioni che ti servono. Invece che cercarle sui faldoni cartacei, infatti, puoi metterle a portata di click. Optare per la dematerializzazione, inoltre, ti consente di ottenere più spazio. Tuttavia, inutile negarlo, il processo in questione può rivelarsi un’impresa complessa e necessita della classica fase di transizione che comprende sia aspetti tecnici che culturali. Affidati ai nostri Chief Digital Officer per poter disporre di un’accurata mappatura del processo: la tua azienda sarà in grado di contenere i costi, guadagnerà spazio fisico e ne beneficerà in termini di efficienza. Vuoi saperne di più? Allora clicca quì e compila il nostro test digitale.

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