Il processo di digitalizzazione delle imprese italiane continua ad avanzare a velocità variabile, da un lato abbiamo una forte vitalità di progetti “digitali”, conseguenza sia della pandemia che delle aspettative generate dall’avvio del PNRR, per altro verso vediamo ancora situazioni di aziende francamente rimaste indietro, prigioniere di una logica novecentesca.
I contributi che come Chief Digital Officer pubblichiamo sul blog di Maia Management non nascono solo dalla passione che noi abbiamo per i temi “digital” e che abbiamo posto alla base della nostra professione di consulenti, ma soprattutto, vogliono essere un contributo per l’imprenditore che deve affrontare questo cambiamento epocale.
Oggi voglio attirare l’attenzione dell’imprenditore con il quale idealmente dialogo su di un tema che spesso necessità d’intrevento e sul quale ancora molte aziende sono rimaste indietro: “La digitalizzazione del ciclo dell’ordine”.
Come vedete ancora una volta andiamo a sfatare un preconcetto ancora diffuso: “digital” non è legato solo ad attività di marketing, quando la digitalizzazione entra in azienda è come la corrente elettrica, coinvolge l’azienda nel suo complesso e come con la corrente elettrica si accendono delle semplici lampadine (si) ma anche si fanno muovere macchine, si avviano un insieme di strumenti alimentati dalla corrente, così con il digital si potranno attivare nuovi processi non solo in ambito marketing.
Oggi vediamo cosa possiamo fare per migliorare il ciclo dell’ordine, ovvero il ciclo di tutte quelle interazioni che riguardano una specifica operazione che vede il coinvolgimento di due parti, il cliente e il fornitore.
Dunque l’obiettivo è quello di procedere spediti per dematerializzare tutta la documentazione relativa a queste transazioni, passando così finalmente a una gestione totalmente elettronica, abbattendo di conseguenza i costi e velocizzando in maniera netta le tempistiche. Inoltre un processo digitalizzato dell’ordine riduce gli errori che pur a fronte di operazioni ripetitive, o forse proprio per questo, possono essere dietro l’angolo nell’operatività di chi svolge le funzioni che presidiano questa parte di processo.
Come funziona la digitalizzazione del ciclo dell’ordine? Grazie all’aiuto dei nostri Chief Digital Officer potrai avere una mappatura del processo precisa. Si, ancora una volta prima di tutto sarà necessario mappare il processo di gestione dell’ordine allo stato attuale (As-Is), con questa attività preliminare saranno individuate le criticità insite nel vecchio processo e solo dopo si potrà procedere con la progettazione del processo al To-Be, ove le scelte di digitalizzazione che saranno introdotte renderanno il processo più fluido e privo di quelle criticità che avevamo rilevato nell’analisi preliminare.
In questo articolo andremo a vedere nel dettaglio che cos’è il ciclo dell’ordine, quali sono le caratteristiche principali della sua digitalizzazione, i vantaggi e molto altro.
Tuttavia se sei già consapevole che ci sono dei problemi nella tua azienda ed hai fretta di conoscere un Chief Digital Officer di Maia Management per affrontarli, compila il nostro test digitale.
Che cos’è il ciclo dell’ordine?
Prima di entrare nel dettaglio è opportuno fare un piccolo passo indietro andando a vedere cos’è esattamente il ciclo dell’ordine. In questo modo si potrà avere una panoramica più precisa del tema di cui stiamo parlando.
Come abbiamo detto all’inizio dell’articolo, quando parliamo di ciclo dell’ordine ci riferiamo a tutto l’insieme delle varie interazioni che avvengono tra cliente e fornitore e che riguardano una o più transazioni.
Si tratta dunque di tutte quelle procedure che devono essere seguite per effettuare delle operazioni in entrata o uscita. Per effettuare un ciclo di ordine ovviamente bisogna mettere in campo determinati documenti che, nella maggior parte dei casi, di base sono l’ordine di acquisto, il documento di trasporto, la fattura ma quando parliamo di esportazione possono essere anche molto altro.
Queste fasi, fino a poco tempo fa, venivano gestite sempre e solo con modulistica cartacea con un aumento sostanziale dei costi e uno spreco di carta che sicuramente non fa bene al nostro pianeta.
Per questo oggi vi è la necessità assoluta di digitalizzare il ciclo dell’ordine, al fine di eliminare una volta per tutte la carta utilizzando solamente la modulistica in formato elettronico, migliorando inoltre i tempi di esecuzione.
Digitalizzazione del ciclo d’ordine, a che punto siamo?
Purtroppo, come accennato all’inizio dell’articolo, tutti gli indicatori dicono che le aziende italiane stanno digitalizzando il ciclo dell’ordine solamente in parte e quindi vi è ancora un grandissimo lavoro da fare.
Bisogna senza dubbio far comprendere alle aziende quanto sia importante la digitalizzazione in tutti i settori operativi, in quanto permette di contenere i costi, migliorare i processi produttivi, ridurre gli errori e di conseguenza, in ultima analisi, migliorare il business aziendale.
I dati e la nostra esperienza sul campo ci dicono che la stragrande maggioranza delle imprese italiane è ancora legata a un concetto di ciclo dell’ordine ormai vecchio e superato che prevede ancora l’utilizzo di documenti cartacei. Attenzione non è un problema di dimensione dell’azienda o d’importanza del marchio, questa criticità è assolutamente trasversale.
A questo proposito un buon passo avanti è stato fatto con l’introduzione della fatturazione elettronica, purtroppo però per tutto il resto siamo ancora molto indietro. Nonostante tutto, appare evidente che la digitalizzazione può comportare un risparmio economico molto rilevante ed attenzione non stiamo parlando anche se importante del solo minor consumo di carta, dell’usura minore della stampante o dei costi dovuti all’archiviazione tradizionale.
Abbiamo rilevato situazioni in cui la gestione dell’ordine tradizionale faceva partire la produzione prima dell’effettiva conferma da parte del cliente, oppure la mancata ottimizzazione delle scelte del vettore di trasporto determinava maggiori oneri solo perché si era scelto il meno competitivo a parità di servizio.
Quali sono i vantaggi della digitalizzazione del ciclo dell’ordine?
Digitalizzare il ciclo dell’ordine comporta numerosi vantaggi evidenti. Per prima cosa grazie alla digitalizzazione è possibile consultare qualunque documento in tempi rapidissimi, senza dover perdere tempo cercando negli archivi. Questo si traduce in una maggiore operatività aziendale e il tempo risparmiato può essere destinato ad altre attività. Inoltre non bisogna sottovalutare il fatto che ogni documento elettronico possa essere consultato da qualsiasi dispositivo.
Un altro aspetto estremamente positivo della digitalizzazione riguarda la sicurezza. Infatti, tutte le operazioni vengono tracciate e la privacy è assolutamente tutelata. Inoltre, anche la conservazione della documentazione è molto facile e funzionale.
Infine, ma io credo per primo, c’è un vantaggio di primaria importanza per l’azienda: nel ciclo dell’ordine sono presenti dati che se aggregati correttamente possono rappresentare un valore su cui costruire strategie. Lasciare quei dati su un pezzo di carta è assolutamente inutile, le aziende devono basare le loro scelte su dati certi, non su opinioni soggettive.
Parola d’ordine: digitalizzare
Oggi la digitalizzazione aziendale non può essere posticipata. Infatti per rimanere competitivi è necessario rimanere legati alle nuove tecnologie, per poter offrire ai propri clienti un servizio professionale mantenendo alta la brand identity.
La tecnologia può essere applicata praticamente a ogni processo produttivo per creare delle automazioni che portano a un netto miglioramento dell’operatività aziendale in ogni sua componente.
Ma quali sono gli step fondamentali per entrare davvero nell’ottica di una totale digitalizzazione che comprenda anche il ciclo dell’ordine? Vediamoli nel dettaglio:
Dematerializzare i documenti
Il primo grande passo che un’azienda deve compiere riguarda la dematerializzazione dei documenti. Il sistema è molto semplice: basta, infatti, scansionare la documentazione cartacea trasformandola in formato elettronico con tutte le conseguenze positive del caso.
Tendenzialmente possiamo dire che questo primo step è stato accolto positivamente dalle varie aziende che hanno iniziato a lavorarci da parecchi anni, ancora prima dell’avvento della fattura elettronica.
La nota dolente però è che ancora oggi ci sono diverse realtà che sotto questo punto di vista sono piuttosto indietro e quindi continuano a produrre documenti cartacei nonostante abbiano a disposizione quelli digitali.
Digitalizzare i documenti
Il secondo passo fondamentale da compiere riguarda la digitalizzazione dei documenti. Con questo sistema le aziende ricevono ed emettono documenti relativi al ciclo dell’ordine solamente in formato digitale.
Appare evidente che, grazie all’introduzione della fattura elettronica, le maggior parte delle aziende italiane sono aggiornate in questo senso e quindi provvedono, in ogni transazione, a digitalizzare i vari documenti necessari per la pratica.
In questa fase non bisogna assolutamente dimenticare che vi è un sostanziale risparmio, in termini economici, ad esempio sulle fatture. Infatti, non dovendo procedere alla stampa, si possono risparmiare fino a dieci euro per ogni fattura, potendo così destinare le risorse economiche ad altri settori aziendali.
Digitalizzare i processi
E veniamo ora a quello che è ritenuto come l’ultimo grande passo da compiere, ovvero la digitalizzazione dei processi. In questo contesto tutti i documenti del ciclo dell’ordine sono solamente in formato elettronico e vengono di conseguenza archiviati in maniera digitale.
In quest’ottica si stima che ogni azienda potrebbe avere un risparmio di qualche decina di euro per ogni ciclo di ordine e questo fa capire quanto sia conveniente passare alla digitalizzazione dei processi che, oltre a migliorare l’operatività a tutto tondo, permette di risparmiare importanti risorse dal punto di vista economico.
Abbiamo infine più volte detto che un processo dell’ordine in forma digitale tende ad azzerare gli errori. Pensiamo ad aziende che esportano gran parte della loro produzione a livello mondiale, in questi casi non si tratta solo di fare una fattura e di emettere un ddt. A volte sono necessarie etichettature particolari e differenti per singolo paese, certificazioni d’analisi o di conformità, dichiarazioni varie, ecc. Ora la gestione corretta di questo tipo di ordini non può stare solo nella testa degli addetti dell’amministrazione o della logistica, pensate solo al danno di una spedizione che si ferma in dogana per carenza di documentazione oppure alla fatica di trasferire ad un nuovo addetto le procedure operative per gestire le pratiche.
Digitalizzazione, qual è la situazione in Italia?
Abbiamo avuto modo di dire, in precedenza, che in Italia non siamo ancora abbastanza aperti alla digitalizzazione. E’ innegabile che le start up nascono già con una forte impronta digitale e questo è sicuramente un segnale confortante. Qui diciamo che è facile partire con il piede giusto, le start up per loro natura tendono ad ottimizzare le scarse risorse disponibili siano esse economiche od operative, quindi ricercano nel digitale la coerente risposta a queste loro necessità fisiologiche.
Tuttavia è innegabile che anche nelle altre aziende il problema è ormai all’ordine del giorno, anche se qui le resistenze al cambiamento si fanno sentire maggiormente da parte di chi ci dirà “ma come abbiamo sempre fatto così e funziona”.
Naturalmente digitalizzare il ciclo dell’ordine richiede determinate competenze e un’organizzazione impeccabile. Non è certo una cosa che può essere messa in atto dall’oggi al domani. Per questo le aziende che non lo hanno ancora fatto dovrebbero mettersi al lavoro quanto prima per definire strategie e obiettivi nell’ottica della digitalizzazione di ogni settore aziendale.
Quali prospettive per il futuro?
Ormai è chiaro a tutti che la strada verso la digitalizzazione è tracciata e i tanti vantaggi che ne derivano dovrebbero spingere le aziende a muoversi in questa direzione.
Il futuro è già presente, chi non si mette in pari rischia seriamente di rimanere indietro, perdendo competitività nel proprio settore di riferimento.
Conclusioni
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