L’implementazione di nuove tecnologie nel mondo del lavoro sta incrementando notevolmente efficienza ed efficacia delle attività aziendali.
Le tecnologie digitali in particolare, software in primis, stanno abilitando una trasformazione sempre più rapida e complessa.
In questo contesto i così detti SaaS “Software As a Service” costituiscono una delle innovazioni più dirompenti in grado di portare un vero e proprio cambio di paradigma nell’approccio al digitale delle aziende.
Cos’è il SaaS
Prima di comprendere quali possano essere le caratteristiche e i vantaggi di un SaaS per aziende e privati è fondamentale darne una definizione che possa sintetizzarne il concetto.
Nell’ambito digitale quando ci si riferisce all’SaaS, acronimo di Software as a Service, si identifica quel modello di distribuzione del software che si differenzia dai sistemi tradizionali per l’utilizzo di un provider di terze parti che offre applicazioni dedicate attraverso internet. Un SaaS è quindi un sistema che ospita direttamente nel cloud i software di cui le aziende o i privati necessitano e che permette di utilizzare in modo attivo attraverso Internet e la sottoscrizione di un abbonamento.
Si differenzia dai così detti “software proprietari” o “custom” poiché questi ultimi sono realizzati su specifica richiesta di un’azienda o di un privato, tipicamente su commessa, che ne posseggono la licenza esclusiva.
A differenza dei SaaS richiedono un lavoro di sviluppo, manutenzione e aggiornamento dedicato. Infine il software proprietario richiede in genere l’installazione in locale sul proprio dispositivo di lavoro mentre i SaaS hanno il vantaggio di poter utilizzare i software acquistati in abbonamento ovunque e in ogni dispositivo.
Come è facile dedurre, una tecnologia di questo genere comporta diversi vantaggi legati prevalentemente alle sue caratteristiche di base. Nello specifico le caratteristiche più rilevanti del SaaS sono: Architettura multi-tenant, server remoto, accessibilità tramite internet, localizzazione statica ed infine aggiornamenti.
Vediamoli nel dettaglio.
Architettura multi-tenant: tale caratteristica identifica quell’architettura software in cui ogni istanza è eseguita da uno specifico server, ma su cui diverse aziende possono interagire contemporaneamente.
Server remoto: la gestione a distanza degli applicativi consente l’utilizzo ovunque si desideri, previa ovviamente una connessione a Internet.
Accessibilità tramite Internet: l’interazione con i software acquistati e la propria macchina fisica avviene direttamente con un accesso a Internet, garantendo in questo modo un’ecletticità eccezionale a chi lavora in mobilità.
Localizzazione statica: tra le caratteristiche che distinguono questa tecnologia dalle altre c’è la sua capacità di essere gestita in un unico luogo. Il server centrale distribuisce, a seconda delle necessità, la propria potenza di calcolo per soddisfare le esigenze dei clienti.
Aggiornamenti: specifica di assoluto livello, che ha reso questa tecnologia sempre più interessante, è la totale aggiornabilità automatica. Gli utenti non sono responsabili degli aggiornamenti del software scelto, in quanto il servizio di SaaS gestirà in completa autonomia i processi di update e i conseguenti problemi tecnici nel caso di instabilità del sistema selezionato nel proprio abbonamento.
Proprio quest’ultimo elemento rappresenta un forte fattore distintivo e di vantaggio rispetto i software personalizzati o custom per i quali è necessario richiedere, e pagare, ogni nuova implementazione ad uno sviluppatore o software house.
Differenza Saas, Iaas, Paas
Quando ci si relaziona a una tecnologia di questo tipo è importante comprendere la differenza che c’è tra SaaS e Cloud. Quando si utilizza una tecnologia in Cloud si sta adoperando un’infrastruttura software capace di collegare computer, database e server tra loro; mentre un sistema SaaS è più opportuno catalogarlo come un servizio che attraverso il cloud fornisce applicazioni software.
Preso atto di questa differenza è opportuno comprendere anche quella che c’è tra SaaS, PaaS e IaaS.
SaaS (Software as a Service)
Come già anticipato nelle righe precedenti questa tecnologia è sempre più diffusa nel mondo del business per il mercato del Cloud Computing. Tecnicamente i programmi acquistati sulla piattaforma dedicata vengono utilizzati direttamente sul browser dell’utente sfruttando la potenza di calcolo del software e dell’hardware dei fornitori.
PaaS (Platform as a Service)
Con questo acronimo, invece, si identifica quel servizio che mette a disposizione del cliente sia il comparto software che hardware per la realizzazione a sua volta di software e applicazioni. Gli sviluppatori e coloro che hanno l’esigenza di una notevole potenza di calcolo possono richiedere questa tecnologia per utilizzare un ambiente di sviluppo ottimizzato per un ambito ben definito.
IaaS (Infrastructures as a Service)
Le nomenclature precedenti sono collegate da un principio di condivisione sia hardware che software, mentre l’IaaS mette a disposizione del cliente la sola infrastruttura hardware, tecnicamente il server principale. Tale servizio è particolarmente indicato per privati o aziende che vogliono monitorare il calcolo, l’archiviazione e il proprio network adattandolo periodicamente alle necessità di potenza informatica aziendali. Sicuramente un sistema più vicino al Cloud tradizionale, ma con i vantaggi di un sistema SaaS.
Vantaggi SaaS per aziende e privati
Fino a questo momento le potenzialità del modello SaaS sono evidenti, ma è importante analizzare i benefici concreti che un’azienda o un privato possono trarre da questa tecnologia. Vediamo quelli più rilevanti.
Costo hardware: tra i benefici su cui le piccole e medie imprese possono investire vi è il completo azzeramento dei costi dell’hardware. La gestione diretta del provider cloud garantisce ai consumatori una notevole potenza di elaborazione senza necessariamente investire un capitale iniziale per le componenti hardware. Acquistare un computer performante ha un costo rilevante che bisogna considerare in una strategia di marketing efficace. Grazie all’ammortamento di un piano in abbonamento anche chi non ha un budget iniziale cospicuo può usufruire di un comparto tecnico di qualità.
Installazione: alla sottoscrizione dell’abbonamento gli utenti sono già predisposti e attivi per poter utilizzare le applicazioni necessarie per la loro attività lavorativa o di studio. Non vi sono quindi costi iniziali di installazione o commissioni aggiuntive da saldare. Tale vantaggio può essere molto utile per le aziende che hanno una necessità immediata di specifiche applicazioni e non possono usufruirne sui loro sistemi fisici. Sicuramente un parametro rilevante anche sui costi di manutenzione a fine anno.
Implementare i servizi: chi ha un’attività eterogenea potrebbe avere l’esigenza di utilizzare un determinato software per un tempo limitato. Grazie ai servizi SaaS le aziende potranno pagare solo i servizi utilizzati, personalizzando costi e impiego in base al periodo. In molti casi l’acquisto di un software fisico per il proprio lavoro può avere un costo superiore rispetto alla versione in cloud. In questi casi una pianificazione ottimale delle proprie mansioni lavorative è fondamentale per ottenere risultati eccellenti.
Scalabilità del servizio: la crescita della propria azienda o dei bisogni aziendali può essere soddisfatta implementando servizi aggiuntivi. La scalabilità di un servizio in cloud computing è un vantaggio da non trascurare e oltre a evidenziare i vantaggi precedentemente elencati, si avvalora di un miglioramento delle performance a seconda delle necessità dell’azienda-cliente. I pacchetti aggiuntivi incidono solamente sul costo dell’abbonamento.
Aggiornamenti: come evidenziato nelle caratteristiche della tecnologia SaaS, coloro che usufruiscono di un servizio basato su questo modello potranno beneficiare di aggiornamenti automatici dalla casa madre. Si è, quindi, liberi dal perdere tempo o risorse economiche nell’aggiornare il proprio sistema o software. Nella gran parte dei casi gli aggiornamenti dei software sono gratuiti e vengono controllati e installati direttamente dal fornitore del software. La sicurezza è un tema molto importante del cloud computing e un servizio SaaS da questo punto di vista rappresenta un’ottima garanzia. Gli aggiornamenti costanti non sono un optional ma un’esigenza di ogni software.
Compatibilità: beneficio che ha reso celebre questa tipologia di sistema lavorativo è la sua capacità di poter essere utilizzato su qualsiasi dispositivo munito di connessione Internet. Non tutti hanno un’infrastruttura basata su uno studio con monitor e dispositivi elettronici, perciò il cloud computing garantisce una compatibilità eccezionale con tutti i prodotti dotati di una connessione sufficiente e un browser che supporti le specifiche minime. Fortunatamente i requisiti minimi per ottenere una buona fluidità su un modello SaaS sono veramente a portata di tutti.
Accessibilità: i Manager o le aziende che sono in continua mobilità necessitano di software e hardware dedicato per poter pianificare la lavorazione aziendale. Ovviamente risulta quasi impossibile portare con sé un hardware prestante e veicolare tale problematica verso un sistema SaaS può essere una soluzione intelligente. I software possono essere utilizzati da qualsiasi luogo, stando attenti alla sola presenza di una rete internet su cui avviare il processo di inizializzazione e di salvataggio dei dati.
Integrazione: i software SaaS garantiscono nella maggior parte dei casi livelli di integrazione con altri software molto superiori a quelle concesse dai software proprietari. La diffusione massiva di tali soluzioni ha sollecitato la necessità di consentire il dialogo tra differenti software, dialogo che avviene attraverso strumenti tipicamente già esistenti e disponibili a costi ridotti.
Personalizzazione: ultimo vantaggio, ma sicuramente non per valore è quello di poter personalizzare le applicazioni in modo da adattarle alle esigenze del momento. Ogni brand, sia esso gestito da un privato o un’azienda, può avere differenti evoluzioni nel corso del tempo; tali miglioramenti possono essere supportati da una personalizzazione dei software utilizzati. La modifica avviene in pochissimi istanti grazie ai sistemi completamente digitali.
Alcuni esempi dei migliori software SaaS e delle loro applicazioni per le aziende
Pagamenti: ampiamente diffusi anche presso i privati sono i software SaaS per i pagamenti, alcuni esempi molto noti sono PayPal, Stripe. Tali soluzioni consentono di gestire e accettare i pagamenti online.
Comunicazione e collaborazione interna: iniziano a diffondersi software specifici per il dialogo e lavoro interno all’azienda, in questo senso è possibile citare Trello, Slack. Rendono disponibili canali chat o dashboard condivise dove dialogare e lavorare in team sui progetti.
Gestione dei clienti (CMR): ancora poco utilizzati in Italia sono i software di “customer relationship management”, tra i più diffusi e approfonditi è possibile citare Hubspot, disponibile anche con pacchetti free.
Invio e gestione delle mail: molto ampia è la lista di questa tipologia di software con pacchetti molto sostenibili, alcuni dei principali sono Mailchimp, Active Campaign e Sendinblue.
Analisi web: per analizzare il posizionamento del proprio sito o di quello dei competitor SemRush e SeoZoom si stanno affermando come ottime soluzioni.
I software SaaS si diffondono in altri innumerevoli ambiti come il server e hosting, la fatturazione e la contabilità, il design la data visualization, le firme digitali, la gestione delle password e molto altro.
Perché sono fondamentali per il futuro delle aziende
Le esigenze della clientela mutano velocemente ed è fondamentale che le aziende e i privati sappiano adattarsi nel modo corretto. Utilizzare un servizio SaaS garantisce versatilità e flessibilità nell’evolvere o variare la soluzione software utilizzata con costi ridotti.
In questo particolare processo di scambio di servizi è opportuno comprendere quali siano i cinque principi fondamentali dello sviluppo del SaaS. Affinché si possano assimilare a pieno le potenzialità di questo modello e soprattutto i motivi nel doverlo sfruttare in questo momento storico. Vediamo quali sono nel dettaglio.
Acquisti informatici decentrati: il primo motivo che rende questo nuovo modo di approcciarsi al lavoro fondamentale è la possibilità di eliminare la componente burocratica. I metodi tradizionali di acquisto e vendita di un software o dell’hardware sono vincolati a una trattativa farraginosa e poco pratica. Il modello SaaS invece pone l’utilizzatore finale nella condizione di poter gestire tutto il reparto IT in modo snello e veloce, decentralizzando in modo consapevole le differenti funzioni aziendali.
Programma per ogni reparto: le aziende si caratterizzano per essere suddivise in diverse aree di lavoro, ognuna di queste con una mansione e delle necessità ben definite. L’impiego di un servizio SaaS garantisce all’azienda di poter adattare il prodotto in base alle risorse umane a disposizione e alla finalità del loro lavoro.
B2B importante tanto quanto il B2C: tante aziende utilizzano una strategia di marketing molto singolare legata alla delegazione delle mansioni. Un esempio su tutti è la vendita dei prodotti IKEA che vengono montati autonomamente dai consumatori. Il sistema SaaS, sebbene in modo diverso, si indirizza sulla stessa strada, ma con la differenza che al centro del ragionamento ci sono le vendite e non il montaggio dell’arredamento.
Tale processo di cambiamento è visibile soprattutto nel modo in cui i software basati su SaaS si stanno diffondendo, cioè sulle soluzioni Freemium o prove gratuite che le aziende propongono ai clienti per testare il loro servizio. Sicuramente una strategia efficiente basata comunque su basi solide di un progetto di grande utilità per le PMI e i Manager.
Intelligenza artificiale inclusa: ciò che rende questa tecnologia veramente innovativa è la sua relazione diretta con le soluzioni AI. Grazie all’interazione tra il flusso di lavoro e la previsione dei dati statistici forniti da un sistema intelligente, le aziende possono contare su valori che consentono loro di pianificare al meglio i mesi successivi di produzione. Sempre più software dedicati all’Intelligenza Artificiale possono migliorare i risultati delle aziende, dando loro un mezzo importante per emergere in un mercato competitivo. Dalla raccolta dei dati fino all’implementazione di software automatici, il sistema SaaS mette a disposizione tutto ciò che di più moderno offre il mercato, dando credito alle esigenze dei clienti ma senza un costo dedicato per lo sviluppo.
Smart Working: l’impatto devastante del Covid-19 ha indotto necessariamente le aziende a organizzare il lavoro da casa dei propri dipendenti. Sebbene molti di loro abbiano una buona conoscenza dei programmi aziendali, l’esposizione alle minacce informatiche e ai guasti tecnici sono aumentati esponenzialmente. Un sistema SaaS, grazie agli aggiornamenti automatici e a un sistema di sicurezza interno, può ridurre drasticamente tutti quegli incidenti fortuiti usualmente causati dalle risorse umane meno esperte del mondo digitale.
Consulenza alle PMI sulla trasformazione digitale: affidarsi ai professionisti
Dai paragrafi precedenti risulta evidente come un sistema SaaS possa garantire a privati e aziende dei vantaggi notevoli, soprattutto se il loro obiettivo è quello di migliorarsi rispetto a una concorrenza ancora legata ai metodi tradizionali, affrontando la trasformazione digitale.
Sebbene tale ragionamento sia assolutamente fondato è opportuno sottolineare come degli esperti specializzati in questo ambito possano aiutare in modo concreto chi ne ha bisogno per pianificare il proprio abbonamento in base alle esigenze. Il ruolo dei Chief Digital Officer (CDO) di Maia Management può essere un utile per selezionare e implementare nel modo corretto soluzioni SaaS per le diverse aree o esigenze aziendali.
